CONTOH MAKALAH LAPORAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI BAB III

Oleh Unknown

Bagikan :

Tweet

BAB III

URAIAN KHUSUS

APOTEK ASSAMAS

3.1.    Sejarah Berdirinya Apotek Assamas Tasikmalaya  

Apotek Assamas berdiri pada tahun 1997 dengan No. SIA 442/SIA-51/I/DKK/2006. Apotek Assamas bertanggungjawab langsung kepada PT. Assamas Buana Makmur. Dua perusahaan berdiri sebelum apotek yaitu Perusahaan Agen Minyak Tanah Assamas dan Perusahaan Oli Assamas.

Setelah itu baru berdiri Apotek Assamas dan Perumahan Umum (Perum) di daerah Singaparna yang berdiri setelah apotek. Apotek dikelola oleh keluarga atau dalam kata lain disebut sebagai Pengelola Sarana Apotek (PSA) bersama APA.

3.2.    Lokasi dan Tata Ruang Apotek Assamas     

Apotek Assamas terletak di Jalan Rumah Sakit No. 40 Tasikmalaya. Apotek Assamas berseberangan langsung dengan Rumah Sakit Umum Tasikmalaya, khususnya Ruang Instalasi Gawat Darurat (IGD). Selain itu, lingkungan serta tempat tersebut  sangat strategis karena terletak di jalan yang mudah di lalui angkutan umum (angkot) serta dekat dengan sekolah dan perumahan penduduk yang ramai.

Apotek Assamas memiliki tata ruang yang terdiri dari ruang tunggu, tempat penjualan bebas atau Handverkoov (HV), ruang peracikan, ruang kerja PSA, dapur dan WC. Apotek Assamas juga berdampingan dengan kantor yaitu PT. Assamas Buana Makmur.

3.3  Struktur Organisasi Apotek Assamas  

Apotek Assamas yang berada dibawah naungan PT. Assamas Buana Makmur dikelola oleh seorang APA yang bertanggungjawab langsung kepada PSA. Pengelola apotek membawahi langsung kepala seksi peracikan, kepala seksi tata usaha dan petugas pembelian.

APA bertugas melakukan pengawasan fisik apotek dan pengawasan administrasi. Sedangkan PSA bertugas menjalankan fungsi sebagai manajer yang antara lain untuk meningkatkan omset, merencanakan harga pokok penjualan, menghitung keuangan apotek, yang kesemuanya itu bertujuan untuk meningkatkan laba perusahaan. APA juga bertanggungjawab terhadap semua yang terjadi di apotek terutama dalam pelayanan obat atau perbekalan farmasi lainnya.

Seksi peracikan terdiri dari asisten apoteker, juru resep dan kasir. Secara struktural, petugas pembelian berada di bawah seksi peracikan, tetapi secara fungsional bertanggungjawab langsung kepada APA. Kepala seksi tata usaha membawahi administrasi RT atau Umum, administrasi piutang dagang, administrasi hutang dagang dan fakturis. Karena karyawan yang ada di Apotek Assamas sedikit, maka dalam hal ini tugas masing-masing bagian merangkap dengan bagian lain.

Bagian-bagian yang merangkap tugasnya yaitu kepala seksi peracikan merangkap sebagai juru resep dan administrasi pembayaran hutang. Kepala seksi tata usaha selain merangkap sebagi petugas pembelian, juga merangkap sebagai administrasi penerimaan uang atau sering disebut sebagai administrasi piutang.

Selain yang disebutkan di atas, dalam tugasnya PSA juga merangkap sebagai administrasi rumah tangga atau umum.

Jadi secara garis besar, tenaga kerja yang bekerja di Apotek Assamas dapat digolongkan menjadi dua bagian yaitu :

1. Tenaga kerja farmasi yang terdiri dari APA dan asisten apoteker yang bertugas di  bagian pembelian, pelayanan farmasi dan peracikan.
2. Tenaga kerja non farmasi yang terdiri dari PSA sebagai penanggung jawab tata usaha.

3.3.1        Apoteker Pengelola Apotek

Tugas dan tanggung jawab APA sebagai pengelola di Apotek Assamas pada dasarnya sama dengan teori mengenai tugas APA di Apotek pada umumnya. APA di Apotek Assamas tidak datang setiap hari, melainkan 1 bulan sekali. Tugasnya meliputi semua bidang farmasi dan non farmasi yaitu :

1.      Bertanggungjawab terhadap kelangsungan hidup Apotek Assamas

2.      Melakukan kegiatan pengembangan dengan jalan mengikuti kegiatan usaha pengembangan apotek, meningkatkan pelayanan dan kegiatan dibidang pemasaran.

3.      Memimpin seluruh kegiatan apotek, sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan direksi dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

4.      Mengawasi bidang administrasi rumah tangga atau umum, menjaga dan memelihara sarana apotek, mengusulkan penambahan atau peningkatan sarana kebutuhan.

5.      Mengusahakan agar apotek yang dipimpin mendapatkan hasil seoptimal mungkin melalui peningkatan perputaran uang, pembelian yang sehat, dan menekan biaya yang tidak diperlukan

6.      Mengusahakan agar kebijaksanaan dan strategis perusahaan yang ditetapkan direksi dapat dilaksanakan dengan baik.

7.      Meningkatkan pengetahuan dan keterampilan petugas, membina dan memupuk loyalitas petugas terhadap perusahaan dan hal lain yang bersangkutan dengan petugas.

3.3.2        Seksi Peracikan        

3.3.2.1 Kepala Seksi Peracikan

Kepala seksi peracikan di Apotek Assamas di pegang oleh seorang Asisten Apoteker dan  mempunyai tanggung jawab dalam pelaksanaan yang meliputi :

1.      Bertanggungjawab kepada APA atas pelaksanaan dan fungsinya sebagai kepala seksi peracikan.

2.      Memeriksa kembali resep-resep yang telah dilayani dan memberi laporan mengenai obat-obat tertentu kepada APA.

3.      Mengatur serta mengawasi kelengkapan dan penyimpanan obat di ruang peracikan.

4.      Mengkoordinir dan mengawasi kerja bawahannya, mengatur jadwal dinas, membagi tugas setiap personal di bagian peracikan.

5.      Menyusun resep-resep menurut nomor urut dan tanggalnya, kemudian disimpan di tempat yang telah ditentukan.

6.      Menyusun obat, mencatat dan memeriksa keluar masuknya obat dengan menggunakan kartu stok.

7.      Mencatat dan membuat laporan keluar masuknya obat narkotika dan obat keras tertentu.

3.3.2.2 Juru Resep

            Tugas dan tanggung jawab juru resep meliputi :

1.      Membantu menyediakan obat berdasarkan resep dokter.

2.      Mengerjakan peracikan obat sesuai dengan perintah asisten apoteker.

3.      Memasukan persediaan obat ke dalam kotak-kotak obat.

4.      Menyusun dan merapikan kotak-kotak obat dalam lemari obat.

     

3.3.3        Petugas Pembelian

Petugas pembelian mempunyai tugas sebagai berikut :

1.      Bertanggungjawab kepada APA atas pelaksanaan tugas dan fungsinya sebagai petugas pembelian.

2.      Melaksanakan pembelian barang berdasarkan defekta

3.      Memelihara buku kerja dan melakukan perhitungan harga obat sesuai dengan kebijaksanaan harga yang telah ditentukan

4.      Memilih pemasok dan merencanakan pembelian barang berdasarkan kebutuhan apotek dengan persetujuan pimpinan apotek.

3.3.4 Kasir

Kasir di Apotek Assamas hanya terdiri dari satu kasir saja dan tidak ada kasir besar, karena pengelolaan administrasi keuangan setelah dari kasir langsung diserahkan ke PSA kemudian ke kantor PT. Assamas Buana Makmur.

Kasir mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1.      Menerima semua pembayaran atas penjualan

2.      Mencatat dan menghitung semua faktur dan resep.

3.      Melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan harian kepada kantor melalui PSA

                        Kepala Seksi Tata Usaha

Kepala seksi tata usaha bertanggungjawab atas tugasnya yang meliputi :

1.      Mengkoordinir dan mengawasi kelancaran kerja bawahannya.

2.      Memeriksa laporan pembelian, penerimaan barang, penjualan harian dan lain-lain.

3.      Senantiasa siap untuk memberikan data kegiatan apotek bila pimpinan apotek memerlukannya.

4.      Membuat laporan bulanan serta membuat daftar gaji dan pajak

5.      Membuat laporan tahunan tutup tahun (neraca dan perhitungan rugi laba).

6.      Melaksanakan kegiatan administrasi pembukuan sesuai petunjuk APA.

7.      Mengatur dan mengawasi tata tertib serta keamanan penyimpanan kelengkapan administrasi.

           

3.4  Pengelolaan Perbekalan Farmasi         

Pengelolaan perbekalan farmasi yang dilakukan di Apotek Assamas meliputi kegiatan pengadaan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang, pemusnahan perbekalan farmasi dan pengelolaan narkotika dan psikotropika. Proses pengelolaan farmasi adalah sebagai berikut:

3.4.1        Pengadaan Barang

Obat yang akan dibeli biasanya didasarkan pada buku defekta, baik yang berasal dari bagian peracikan maupun dari bagian penjualan obat bebas. Setelah buku defekta diserahkan petugas pembelian, maka petugas pembelian akan membuat daftar permintaan barang pada Bon Permintaan Barang (BPB) yang berisi barang-barang apa saja yang akan dibeli.

Sistem pengadaan barang yang dilakukan oleh Apotek Assamas adalah defekta dengan menggunakan sistem Paretto.

Sistem Paretto adalah sistem pemilihan 20% dari total item barang yang dapat menghasilkan 80% dari omset keseluruhan. Pareto disusun berdasarkan kecepatan perputarannya, yaitu:

1. Obat yang laku keras (fast moving).
2. Obat yang kurang laku (slow moving).
3. Obat yang tidak laku (death inventory).

Berdasarkan pengelompokkan diatas, maka prioritas dilakukan terhadap pengadaan barang kelompok pertama, untuk mencegah terjadinya penumpukkan barang dan modal dapat digunakan dengan lebih efisien.

Pengadaan atau pemesanan barang biasanya dilakukan dengan membuat Surat Pesanan (SP) barang dari bagian pembelian kepada pemasok atau Pegadang Besar Farmasi (PBF) yang dituju. SP dibuat empat rangkap, yaitu satu slip untuk petugas pembelian, dua slip untuk PBF bersangkutan yang harus dilengkapi dengan DO (delivery Order) pada waktu pengiriman barang dan satu slip lagi untuk arsip.

Pada umumnya pemilihan pemasok oleh bagian pembelian didasarkan pada beberapa pertimbangan yaitu kesesuaian harga termasuk adanya potongan harga atau bonus, jangka waktu pembayaran kredit, kualitas barang, ketepatan waktu pengiriman, dan legalitas distributor (sumber resmi).

Pembayaran dan pembelian barang melalui PBF dilakukan sebulan setelah barang diterima. Pembelian dalam jumlah kecil untuk mengisi kekurangan resep dapat dilakukan setiap hari dan pemesanan barangnya pun dapat dilakukan melalui telepon kepada PBF yang dituju. Khusus untuk pemesanan melalui telepon, SP diberikan menyusul pada saat barang dikirim ke apotek.

           

3.4.2        Penerimaan Barang 

Petugas pembelian akan menerima barang dari PBF beserta fakturnya, kemudian dilakukan pemeriksaan fisik, kualitas maupun kuantitasnya dihadapan petugas pengantar barang dan dicocokkan dengan SP dan faktur. Faktur kemudian distempel dan ditandatangani untuk menyatakan kesesuaian barang yang diterima.

Faktur pembelian dibuat rangkap empat yaitu faktur asli dikembalikan kepada PBF yang bersangkutan, sedangkan salinannya, satu lembar untuk petugas pembelian dan dua lembar untuk tata usaha guna diproses lebih lanjut untuk keperluan administrasi.

Setelah barang diperiksa, maka petugas pembelian akan mencatat barang-barang yang diterima tersebut dalam buku penerimaan barang (buku ekspedisi) yang mencantumkan nomor faktur, item barang dan nama PBF.

Bila terjadi ketidaksesuaian barang yang diterima dengan surat pesanan atau ada kerusakan fisik barang, maka petugas pembelian akan membuat nota pengembalian barang. Bila sudah ada pengembalian barang dari pemasok, maka harus disertai faktur yang baru.

3.4.3        Penyimpanan Barang          

Perbekalan farmasi di Apotek Assamas disimpan di dua tempat yaitu di tempat penjualan bebas (HV) dan ruang peracikan.

Penyimpanan obat di bagian peracikan disusun secara alfabetis dan dipisahkan menurut bentuk sediaan dan kemasannya. Obat dan sediaan yang memerlukan penanganan khusus seperti serum, vaksin dan obat suntik lainnya disimpan dalam lemari pendingin.

 Obat narkotika disimpan ditempat terpisah, dalam lemari yang berukuran panjang 80 cm, lebar 60cm dan tinggi 90 cm yang di tempel di dinding, serta selalu terkunci dan di tempat yang tidak mudah dilihat oleh umum.

Untuk obat psikotropika disimpan di lemari khusus, tetapi tidak seperti narkotika melainkan dalam lemari khusus obat golongan psikotropika. Dalam setiap obat narkotika maupun psikotropika memiliki kartu stok. Kartu stok ini dapat digunakan untuk mencatat pengeluaran dan pemasukan barang, sehingga akan memudahkan dalam pengawasannya. Tetapi kartu stok ini hanya untuk obat narkotika dan psikotropika, karena di Apotek Assamas tidak terdapat gudang dan stok obat pun hanya sedikit, sehingga pencatatan pada kartu stok tidak dijalankan lagi.

Sistem penyimpanan barang yang digunakan adalah First In First Out (FIFO) yaitu barang yang pertama datang merupakan barang yang pertama akan dikeluarkan.

3.5  Pelayanan Bidang Kefarmasian

Jenis pelayanan yang diberikan oleh Apotek Assamas adalah jasa pelayanan resep dan jasa pelayanan obat tanpa resep.

Apotek Assamas memberikan pelayanan untuk masyarakat selama 24 jam, dengan pembagian waktu kerja sebanyak tiga shift, yaitu shift I dengan waktu kerja dari pukul 07.00 sampai dengan pukul 15.00, shift II dengan waktu kerja dari pukul 15.00 sampai dengan pukul 21.00 dan shift III dengan waktu kerja dari pukul 21.00 sampai dengan pukul 07.00. Jumlah petugas yang berjaga pada satu shift disesuaikan dengan kebutuhan pelayanan, misalnya pada pagi hari resep lebih banyak daripada malam hari sehingga petugas di pagi hari lebih banyak.

           

3.5.1        Pelayanan Obat dengan Resep Dokter      

Untuk setiap resep yang masuk, bagian penerimaan resep akan melakukan pemeriksaan terhadap kelengkapannya yang meliputi nama, alamat, nama dokter dan tanggal resep. Alur proses pelayanan resep dapat dilihat sebaagi berikut :

Keterangan :

1. Resep dari pasien atau pembawa resep diterima oleh petugas penerima resep, kemudian diperiksa kelengkaapn resep yang meliputi nama dokter, alamat dokter, No. SIK (Surat Izin Kerja) dokter, nama pasien dan alamat pasien setelah itu dicek persediaan obatnya dan diberi harga.
2. Setelah resep diberi harga, maka pembawa resep diminta persetujuannya apakah dengan harga tersebut hendak menebusnya atau tidak.
3. Setelah mendapat persetujuan dari pasien atau pembawa resep maka dapat langsung membayar ke kasir kemudian pasien dipersilakan untuk menunggu di ruang tunggu.
4. Obat yang akan diracik disiapkan dulu kemudian dilakukan peracikan. Untuk obat dalam bentuk tablet atau dalam bahan asli pabrik, sirup, tetes mata atau telinga dan injeksi biasanya tidak memerlukan peracikan kecuali sirup kering.
5. Setelah obat diracik kemudian dikemas dan diberi etiket. Selain obat yang diracik bisa dikemas langsung dan diberi etiket.
6. Setelah itu, obat diserahkan kepada pasien dan diberikan penjelasan mengenai dosis dan pemakaiannya.

3.5.2        Pelayanan Obat Tanpa Resep Dokter       

Obat yang dilayani tanpa resep dokter adalah obat bebas, obat bebas terbatas, obat keras yang tercantum dalam DOWA (Daftar Obat Wajib Apotek), kosmetik serta alat-alat kesehatan.

Untuk pembelian obat bebas, obat bebas terbatas, kosmetika dan alat kesehatan dapat dilayani petugas dengan membuat bon pembelian untuk petugas kasir dan salinannya diberikan kepada pembeli. Setelah pembeli membayar harga barang tersebut, barang langsung diberikan. Setelah itu obat yang sudah dibeli dicatat dalam buku penjualan harian obat tanpa resep dokter.

3.5.3        Pengelolaam Obat Golongan Narkotika dan Psikotropika          

Menteri Kesehatan RI memberikan izin kepada apotek untuk membeli, menyediakan, memiliki atau menyimpan untuk persediaan, menjual, menyalurkan dan menyerahkan obat narkotika kepada pasien berdasarkan resep, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Narkotika dan psikotropika adalah obat yang memerlukan penanganan khusus dan pengawasan yang ketat karena obat-obat dari golongan ini sangat rentan terhdap bahaya penyalahgunaan. Pengelolaan narkotika dan psikotropika di Apotek Assamas meliputi pemesanan, penerimaan, penyimpanan, penjualan dan pemakaian.

1.      Pemesanan

Pemesanan obat golongan narkotika dilakukan dengan menggunakan surat pesanan khusus rangkap empat. Satu slip untuk disimpan di apotek dan tiga slip lainnya untuk diserahkan ke PBF Kimia Farma sebagai satu-satunya distributor obat golongan narkotika yang ditunjuk oleh pemerintah. Surat pesanan ini ditandatangani oleh apoteker.

2.      Penjualan

Pelayanan penjualan obat narkotika dan psikotropika harus dengan menggunakan resep dokter. Pengeluarannya dicatat dalam laporan penggunaan narkotika dan psikotropika dengan mencantumkan tanggal penyerahan, nomor resep, nama dan alamat pasien, nama dan alamat dokter serta jumlah obat yang diminta.

3.      Penerimaan dan Penyimpanan

Bukti penerimaan narkotika dan psikotropika harus ditandatangani oleh apoteker, sedangkan penyimpanannya dalam lemari khusus dan harus senantiasa terkunci.

4.       Laporan Pemakaian Narkotika dan Psikotropika

Laporan pemakaian narkotika dan psikotropika harus dilakukan setiap bulannya. Laporan harus ditandatangani oleh APA. Laporan ini dikirim ke Dirjen Pengawasan obat dan makanan Departemen Kesehatan RI, Kepala Direktorat Pengawasan Narkotika dan Bahan-bahan berbahaya dengan tembusan Kepada Kepala Kantor wilayah Departemen Kesehatan RI, Kepala Balai Pengawasan Obat dan Makanan Tasikmalaya, Kepala Balai Pengawasan Obat dan Makanan Bandung, Dinas Kesehatan Kodya Tasikmalaya dan Dinas Kesehatan Kodya Bandung.

3.6  Bidang Administrasi

Bidang administrasi yang dikelola di Apotek Assamas meliputi bidang administrasi rumah tangga dan administrasi keuangan.

3.6.1        Administrasi Rumah Tangga atau Umum

Kegiatan administrasi rumah tangga atau umum adalah pencatatan dan penyimpanan surat-surat perizinan, pembuatan laporan, penanganan pajak, personalia, penyediaan sarana dan prasarana apotek, serta membantu kepala apotek dalam menyelesaikan masalah-masalah yang timbul.

 3.6.2        Administrasi Keuangan

Kegiatan administrasi keuangan meliputi penanganan terhadap penerimaan dan pengeluaran uang untuk kegiatan-kegiatan apotek. Administrasi keuangan terbagi atas administrasi penerimaan uang dan administrasi pengeluaran uang.

3.6.2.1   Administrasi Penerimaan Uang

Penerimaan uang hasil penjualan tunai dapat berasal baik dari penjualan berdasarkan resep dokter maupun tanpa resep dokter serta penjualan produk-produk lainnya. Hasil penjualan tersebut dicatat oleh kasir. Kasir harus mengisi buku setoran hasil penjualan dan menyerahkannya ke kantor. Resep dan nota penjualan diserahkan ke administrasi keuangan untuk dibuat rekapitulasi penjualan beserta bukti penerimaan hasil penjualan.

 3.6.2.2   Adminsitrasi Pengeluaran Uang    

Setiap pengeluaran harus dilakukan oleh kantor dengan disertai bukti pengeluaran kas atas izin PSA yang juga ditanda tangani oleh seksi tata usaha, kantor dan bagian lain yang mengusulkan adanya pengeluaran tersebut.

1.      Pembayaran Hutang

Administrasi pembayaran hutang dibuat berdasarkan data yang diperoleh dari buku penerimaan barang dan buku pembelian. Kemudian dibuat kartu hutang yang disusun untuk setiap PBF, sehingga memudahkan proses pembayaran. Pada umumnya pembayaran hutang kepada PBF atas pembelian barang, dilakukan secara kredit dengan jangka waktu tiga puluh hari atau sesuai dengan perjanjian yang dibuat dengan PBF yang bersangkutan. Faktur asli dari penagih biasanya diberikan pada saat akan dibayar dan sebagai penggantinya, kepada penagih diberikan bon penerima kuitansi (kontra bon) yang mencantumkan tanggal jatuh tempo pembayaran. Setelah jatuh tempo pembayaran, penagih akan menyerahkan faktur asli kepada petugas administrasi hutang dan menandatangani kuitansi pembayaran.

2.      Pembayaran gaji Pegawai

Pembayaran gaji pegawai dilakukan oleh kantor setelah menerima dokumen dari kepala seksi tata usaha berupa bukti kas keluar yang disertai dengan daftar gaji dan lain-lain yang telah disetujui dan ditandatangani oleh kepala seksi tata usaha dan PSA.

3.      Pembayaran Biaya Operasional

Biaya operasional adalah biaya yang diperlukan untuk memperlancar proses-proses kerja yang ada di apotek seperti pembelian bensin, biaya perjalanan, perbaikan kendaraan dan lain-lain

4.      Pembayaran Pajak

Pembayaran pajak meliputi Pajak Pertambahan Nilai (PPN), Pajak Penghasilan (PPh), Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) dan pajak-pajak lainnya.

Tag : MAKALAH KESEHATAN